4 เหตุผลที่องค์กรควรหันมาใช้งานระบบสแกนเก็บเอกสารเป็นไฟล์ดิจิตอล

    นอกจากปัญหาเรื่องการจัดการบุคคลที่หลายๆ องค์กรต้องเจอในการทำงานแล้ว เรื่องการจัดการเอกสารก็เป็นสิ่งที่มีความยุ่งยากพอสมควรเช่นกัน ยิ่งหากเป็นองค์กรใหญ่ๆ ก็ยิ่งต้องจัดการกับเอกสารจำนวนมากขึ้นไปอีก ซึ่งในปัจจุบันก็มีเทคโนโลยีที่ช่วยให้การจัดเก็บเอกสารขององค์กรต่างๆ มีประสิทธิภาพมากขึ้นอย่างมาก นั่นก็คือเทคโนโลยีที่เรียกว่า ‘ระบบสแกนเก็บเอกสารเป็นไฟล์ดิจิตอล’ ซึ่งหลายๆ คนก็อาจจะมองว่าเป็นเรื่องไม่จำเป็น แต่ขอบอกเลยว่าระบบสแกนเก็บเอกสารเป็นไฟล์นั้นมีประโยชน์อย่างมาก แต่จะมีประโยชน์อย่างไรบ้างนั้น ไปอ่านกันเลย

    กระจายเอกสารได้อัตโนมัติ

    ลองคิดดูว่าจะสะดวกแค่ไหนหากคุณสามารถกระจายเอกสารได้อัตโนมัติโดยที่คุณไม่จำเป็นต้องลงมือออกคำสั่ง หรือดำเนินการเองให้ยุ่งยาก ซึ่งโดยส่วนมากแล้วระบบสแกนเก็บเอกสารเป็นไฟล์จะสามารถส่งไฟล์ไปยังปลายทางได้หลากหลายแห่งด้วยกัน ไม่ว่าจะเป็น Google Drive, SharePoint หรือ Hyland OnBase

    ใส่ลายน้ำในเอกสารได้

    อีกหนึ่งความสะดวกที่เราอยากพูดถึงของระบบสแกนเก็บเอกสารเป็นไฟล์ก็คือระบบสามารถใส่ลายน้ำตามที่คุณต้องการได้ ช่วยเพิ่มความปลอดภัยในด้านลิขสิทธิ์ให้คุณ แถมคุณยังไม่จำเป็นต้องมานั่งปั๊มด้วยตัวปั๊มแบบระบบเก่าๆ จึงช่วยให้ประหยัดเวลาได้อย่างมาก ทั้งยังเป็นการใช้ทรัพยากรบุคคลให้มีความคุ้มค่าสูงสุด

    แปลงไฟล์เป็น Format อื่นๆ ได้

    หากคุณกลัวว่าใช้งานระบบสแกนเก็บเอกสารเป็นไฟล์ไปแล้ว จะได้ไฟล์ที่ไม่สามารถใช้งานออกมา บอกเลยว่าไม่ต้องห่วงเลย เพราะเครื่องสแกนเอกสารเป็นไฟล์นี้สามารถแปลงออกมาเป็นไฟล์ที่คุณต้องการได้ ไม่ว่าจะเป็นไฟล์ PDF, Excel และรวมถึงไฟล์ Office ต่างๆ อีกมากมายตามการใช้งานของคุณ 

    เชื่อมต่อไปยังฐานข้อมูลอื่นได้

    ไฟล์ต่างๆ ที่คุณได้ทำการสแกนเข้าไป นอกจากจะไปจัดเก็บอยู่ในเครื่องของคุณแล้ว ก็ยังสามารถเชื่อมต่อไปยังฐานข้อมูลอื่นๆ ในองค์กรได้เช่นกัน ทำให้คุณไม่ต้องเสียเวลาส่งอีเมลไปมา หรือเดินไปหาคนนู้นคนนี้เพื่อทำการส่งเอกสาร แถมใช้เวลาไม่นานก็สามารถส่งไปได้เลยทันที จะส่งเป็นไฟล์ขนาดเล็กหรือขนาดใหญ่ก็สามารถทำได้หมด

    การจัดการการทำงานต่างๆ ในองค์กรให้ได้อย่างมีประสิทธิภาพสูงสุดนั้นเป็นสิ่งที่สำคัญอย่างยิ่งที่จะช่วยให้องค์กรประสบความสำเร็จได้ ซึ่งระบบสแกนเก็บเอกสารเป็นไฟล์ก็เป็นสิ่งที่เราอยากแนะนำให้หลายๆ องค์กรทำการลงทุนอย่างมาก เพราะช่วยทั้งในเรื่องการประหยัดเวลา และความสะดวก ทั้งยังช่วยส่งเสริมการทำงานให้มีประสิทธิภาพสูงสุด เพราะจะช่วยลดภาระค่าใช้จ่ายในการจ้างบุคคลเพื่อจัดการเอกสารได้ และยิ่งในยุคดิจิทัลแบบนี้ เราก็ควรจะนำเทคโนโลยีต่างๆ มาปรับใช้กับองค์กรเพื่อให้เกิดประโยชน์สูงสุด